Portfolio AJK

FASAL 11- TANGGUNGJAWAB MAJLIS TERTINGGI

 

11.1 Presiden

11.1.1 Bertanggungjawab ke atas kesempurnaan pentadbiran, perjalanan dan hal ehwal Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar secara keseluruhannya.

11.1.2 Mempengerusikan semua mesyuarat. Sekiranya beliau tidak hadir, salah seorang daripada Naib Presiden akan dilantik sebagai pengerusi mesyuarat.

11.1.3 Menandatangani minit-minit mesyuarat,cabutan-cabutan dan salinan-salinan rekod Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar bersama Setiausaha  sekiranya perlu.

11.1.4 Tertakluk pada Fasal 10.4 di atas, Presiden mempunyai kuasa untuk melantik dan memberhentikan perkhidmatan Setiausaha 1 dan Setiausaha 2.

11.1.5 Memanggil sendiri atau melalui Setiusaha mesyuarat-mesyuarat Agung dan Majlis Tertinggi serta mesyuarat yang lain apabila perlu

11.1.6 Mengarah Juruaudit Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar supaya mengaudit akaun Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar pada bila-bila masa yang diperlukan dan melaporkan keputusan audit kepada Majlis Tertinggi bila perlu.

11.2 Naib Presiden

11.2.1 Dalam masa ketiadaan Presiden,seorang Naib Presiden akan mengambil alih dan menjalankan tugas-tugas dan tanggungjawab Presiden.

11.2.2 Membantu Presiden dalam menjalankan tanggungjawab dan kewajipan.

11.2.3 Menjalankan sebarang tugasan yang telah diberikan oleh Majlis Tertinggi kepadanya dari semasa ke semasa.

11.3 Setiausaha

11.3.1 Tertakluk kepada peruntukan Perlembagaan Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar Setiausaha bertanggungjawab secara langsung kepada Presiden. Atas arahan Presiden, beliau akan memanggil dan menghadiri semua Mesyuarat Agung Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar , Mesyuarat Majlis Tertinggi dan mesyuarat-mesyuarat yang diadakan dan sekiranya perlu, menyampaikan segala dokumen-dokumen untuk pertimbangan mesyuarat-mesyuarat itu.

11.3.2 Menyimpan dengan betul, teratur dan kemaskini daftar ahli-ahli, buku-buku dan laporan lain yang dikehendaki oleh pengurusan.

11.3.3 Menyimpan dan menjaga dengan selamat meterai Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar .

11.3.4 Menyediakan laporan tahunan Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar untuk dipertimbangkan oleh Majlis Tertinggi sebelum dibentangkan kepada Mesyuarat Agung Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar .

11.3.5 Bertanggungjawab ke atas kesempurnaan perjalanan harian sekretariat Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar serta kakitangan-kakitangan yang bekerja di sekretariat tersebut

11.3.6 Menjalankan sebarang tugas lain yang ditentukan oleh Majlis Tertinggi kepadanya dari masa ke masa.

 

11.4 Setiausaha 2.

11.4.1 Di dalam ketiadaan Setiausaha 1, Setiausaha 2 akan menjalankan tugas-tugas yang telah ditetapkan kepada Setiausaha 1.

11.4.2 Membantu Setiausaha 1 menjalankan tugas.

 

11.5 Bendahari

11.5.1 Menerima dan menjaga semua wang yang diterima oleh organisasi ini dan membuat pembayaran mengikut arahan-arahan Majlis Tertinggi.

11.5.2 Menyimpan ke dalam akaun bank yang dibuka atas kelulusan Majlis Tertinggi atas nama Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar akan semua wang yang diterima oleh Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar secepat mungkin selepas penerimaannya.

11.5.3 Mengeluarkan resit-resit, menyediakan baucar-baucar dan surat-surat lain mengikut arahan-arahan Majlis Tertinggi.

11.5.4 Menyelenggarakan dan menyimpan akaun-akaun Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sempurna dan kemaskini supaya boleh diperiksa pada bila-bila masa.

11.5.5 Menyediakan penyata kewangan tahunan yang telah siap diaudit untuk dipertimbangkan dan diluluskan oleh Majlis Tertinggi.

11.5.6 Menyediakan anggaran pendapatan dan perbelanjaan tahunan Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar untuk dipertimbangkan dan diluluskan oleh Majlis Tertinggi sebelum dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan.

11.5.7 Menjalankan sebarang tugas lain yang ditentukan oleh Majlis Tertinggi dan ke atas semasa ke semasa.

 

11.6 Biro dan Tugas-tugas Biro

 

11.6.1 Biro Akses dan Multimedia

11.6.1.1 Menyimpan maklumat ahli-ahli serta mengemaskini rekod keahlian persatuan dari semasa ke semasa.

11.6.1.2 Menubuhkan laman web atau blog persatuan serta mengemaskini laman-laman tersebut dari semasa ke semasa.

11.6.1.3 Bertanggungjawab ke atas segala perihal multimedia yang berkaitan dengan persatuan.

11.6.1.4 Bekerjasama dengan Biro Kebajikan & Kerohanian dan Biro Perhubungan & Urusan Luar dalam menyampaikan sebarang maklumat kepada ahli-ahli Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawarmelalui medium multimedia.

11.6.1.5 Menjalankan sebarang tugas yang dipersetujui Majlis Tertinggi relevan dengan biro ini.

 

11.6.2 Biro Perlembagaan dan Alumni

11.6.2.1 Sentiasa memantau perlembagaan agar sentiasa relevan dengan kepentingan ahli-ahli persatuan.

11.6.2.2 Menerima segala aduan mengenai perlembagaan dan membentangkan cadangan pindaan perlembagaan dalam mesyuarat agung jika ada.

11.6.2.3 Memastikan tugas-tugas pentadbiran persatuan dibuat mengikut peruntukan perlembagaan.

11.6.2.4 Memahamkan dan memberi tafsiran yang benar terhadap mana-mana perkara yang dinyatakan dalam perlembagaan sekiranya berlaku percanggahan tafsiran terhadap perlembagaan.

11.6.2.5 Menyediakan audit mengenai perihal harta benda milik persatuan kecuali kewangan untuk diserahkan kepada bendahari, setiausaha agung, dan presiden.

11.6.2.6 Menjalankan tugas yang dipersetujui Majlis Tertinggi relevan dengan biro ini.

11.6.2.7 Bekerjasama dengan Biro Publisiti & Tugas-tugas Khas bagi merancang dan mengelolakan sebarang jenis mesyuarat atau perjumpaan rasmi antara ahli-ahli persatuan.

11.6.2.8 Menjalankan tugas yang dipersetujui Majlis Tertinggi relevan dengan biro ini.

 

 

11.6.3 Biro Ekonomi

11.6.3.1 Bertanggungjawab memastikan sumber kewangan yang berterusan untuk persatuan.

11.6.3.2 Menyediakan audit bagi kemasukan wang ke dalam dana persatuan untuk diberikan kepada bendahari,setiausaha agung,dan presiden setiap tiga bulan.

11.6.3.3 Mengenalpasti sumber-sumber kewangan yang strategik untuk menyalurkan wang ke dalam dana persatuan.

11.6.3.4 Merancang projek-projek bagi meningkatkan dana persatuan dan mengelolakan projek-projek tersebut bersama Biro Publisiti & Tugas-tugas Khas, Biro Akses dan Multimedia, Biro Perhubungan dan Hubungan Luar dan Biro Pembangunan Sumber Manusia.

11.6.3.5 Menjalankan sebarang tugas yang difikirkan relevan oleh Majlis Tertinggi dengan biro ini.

 

11.6.4 Biro Kebajikan dan Kerohanian

11.6.4.1 Menjaga kebajikan ahli-ahli serta warga alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar  dengan menyalurkan bantuan material atau tenaga kepada mana-mana ahli atau pihak kolej sekiranya difikirkan perlu oleh ahli-ahli Biro Kebajikan & Kerohanian dan dipersetujui presiden.

11.6.4.2 Mengeratkan hubungan sesama ahli terutamanya diantara batch melalui program aktiviti yang sesuai dan dikelolakan bersama-sama Biro Publisiti & Tugas-tugas Khas.

11.6.4.3 Menghubungi pihak kolej dari semasa ke semasa dan mengenalpasti bantuan-bantuan yang boleh disalurkan oleh persatuan kepada pihak kolej.

11.6.4.4 Megeratkan hubungan yang akrab antara pihak kolej dengan persatuan.

11.6.4.5 Menjadi pengantara antara Majlis Tertinggi Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar dengan Jawatankuasa Batch dalam segala urusan rasmi berkaitan persatuan.

11.6.4.6 Menjalankan tugas yang yang dipersetujui Majlis Tertinggi relevan dengan biro ini.

 

 

11.6.5 Biro Perhubungan dan Urusan Luar

11.6.5.1 Menjadi pengantara antara persatuan dengan pihak luar iaitu mana-mana pihak yang tidak berkaitan dengan organisasi persatuan selain pihak kolej.

11.6.5.2 Menyimpan butir-butir dan rekod perhubungan dengan pihak luar.

11.6.5.3 Mewujudkan hubungan dengan persatuan bekas-bekas pelajar yang lain dan persatuan-persatuan lain yang sah di sisi undang-undang demi kepentingan bersama.

11.6.5.4 Menjadi medium publisiti dan hebahan bagi pihak persatuan pada setiap masa.

11.6.5.5 Menjalankan tugas yang dipersetujui Majlis Tertinggi relevan dengan biro ini.

 

11.6.6 Biro Publisiti dan Tugas-tugas Khas

11.6.6.1 Bekerjasama dengan biro-biro lain dalam merancang dan mengelolakan aktiviti-aktiviti yang dapat mencapai objektif persatuan.

11.6.6.2 Menyediakan butiran-butiran aktiviti yang dirancangkan untuk dibentangkan kepada Majlis Tertinggi untuk diluluskan.

11.6.6.3 Menjalankan sebarang tugas yang tidak tersenarai dalm peranan biro-biro lain.

11.6.6.4 Merangka jawatankuasa kerja bagi melaksanakan sesuatu aktiviti bagi dibentangkan kepada presiden untuk dipersetujui.

11.6.6.5 Menyediakan sebut harga dengan biro-biro lain yang berkaitan dalam menjayakan sesuatu aktiviti untuk dibentangkan kepada presiden untuk dipersetujui.

 

11.7 Tugas-tugas Majlis Tertinggi ialah:

11.7.1 Menguatkuasakan dasar-dasar dan keputusan Mesyuarat Agung Tahunan

11.7.2 Mengurus dan mentadbir organisasi serta menjalankan program-program organisasi

11.7.3 Mengkaji dan meluluskan perbelanjaan pentadbiran dan program-program yang diluluskan

11.7.4 Meluluskan peraturan-peraturan baru atau yang dipinda untuk dibahas dalam Mesyuarat Agung Tahunan

11.7.5 Mengawal,mengelola serta memutuskan sebarang perkara yang disabit dengan ahli,termasuk menubuhkan Jawatankuasa Disiplin bagi membicarakan ahli-ahli yang telah melanggar Perlembagaan ini,serta menentukan peraturan-peraturan dan prosedur perjalanan Jawatan tersebut.

11.7.6 Boleh melantik penaung Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar.

11.7.7 Meluluskan Belanjawan Tahunan Alumni Kolej Komuniti Bandar Penawar.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s